Экспертиза ценности документов
Деятельность любой организации невозможна без различных документов. Одни документы являются разовыми, другие же остаются актуальными и информативными в течение долгих лет. Экспертиза ценности документов представляет собой деятельность по отбору на государственное хранение определенных документов или установление для них сроков хранения на основе заданных критериев.
Часто задаваемые вопросы, касающиеся экспертизы ценности документов:
- Назначение экспертизы ценности документов
- Как осуществляется экспертиза ценности документов
- Наши услуги и цены
Экспертиза ценности документов призвана решать несколько задач:
- Отбор на государственное хранение наиболее ценных документов, определение профиля документов, направляемых в архивы;
- Определение сроков нахождения документов в архиве. Документы могут храниться долговременно или временно;
- Восполнение утраченных из архивного фонда документов идентичными из аналогичных организаций или нижестоящих подразделений;
- Определение на хранение самых информативных документов.
Экспертиза ценности осуществляется как при составлении номенклатуры дела в делопроизводстве, так и в процессе подготовки документов на хранение в архиве. В государственном архиве документоведы проверяют решение предыдущих специалистов относительно ценности документов, а так же проводят целевую комплексную экспертизу.
Существуют несколько критериев, которыми руководствуются документоведы при определении документарной ценности:
- Роль, место организации, создавшей документ, в системе конкретной отрасли;
- Время, место составления документа;
- Значимость выполняемых организацией функций;
- Значимость событий, отраженных в документе;
- Повторение информации в других документах;
- Значимость закрепленной в документе информации;
- Вид документа, его подлинность;
- Физические свойства: внешнее оформление, состояние, форма фиксирования информации.
Экспертиза ценности включает этапы:
- Подготовка и формирование дел в текущем делопроизводстве. В течение года дела изучаются, из перечня изымаются дубликаты, черновики и документы, попавшие сюда по ошибке. Экспертиза начинается с главного подразделения организации с дела №1 по номенклатуре. Специалисты, прежде всего, должны проверить документы, относящиеся к руководству, планированию, хозяйственному обеспечению фирмы.
- Разделение в структурных подразделениях дел на группы по срокам хранения: временного (до 10 лет), длительного (от 10 лет), постоянного хранения. Постоянно хранятся наиболее ценные и актуальные документы. Не допускается принятия решения только на основании заголовка документа.
- Составление по итогам экспертизы годовых разделов, описей дел, актов об уничтожении документов. Составленные акты заверяются подписью руководителя.
Наши услуги и цены
Экспертиза ценности документов — очень трудоемкая и ответственная задача, поскольку от ее надлежащего выполнения зависит работа всего предприятия. По этой причине осуществление данного исследования необходимо доверить опытным документоведам. Наши специалисты проведут экспертизу ценности по всем установленным нормативам и правилам, что существенно увеличит эффективность и упорядочит деятельность организации.
Стоимость экспертизы, руб. | Сроки проведения |
от 15 000 |
от 10 дней.* |
*Если на исследование представлены несколько объектов, срок экспертизы ценности документов может быть увеличен.
Итоговая стоимость услуг зависит от сложности проведенных работ.